Arhivare Electronică

Păstrare sigură și organizată a documentelor

Documentele sunt stocate electronic pe termen lung, cu structură clară și acces controlat, eliminând riscul pierderii informațiilor.

Acces rapid și controlat la arhivă

Permite căutarea rapidă și vizualizarea documentelor arhivate, cu permisiuni definite pe roluri și niveluri de acces.

Conformitate cu politica internă și reglementările legale

Arhivarea se face respectând normele interne și cerințele legale, asigurând integritatea și trasabilitatea documentelor.

Caracteristici de bază

Stocare pe termen lung

Documentele sunt păstrate electronic pentru perioade definite, conform politicilor interne de arhivare.

Structurare clară a arhivei

Documentele sunt organizate pe categorii, departamente sau tipuri, pentru regăsire rapidă și gestionare eficientă.

Acces securizat și roluri definite

Doar utilizatorii autorizați pot accesa arhiva, cu permisiuni configurabile pe documente sau categorii.

Căutare și filtrare rapidă

Sistemul permite identificarea documentelor după mai multe criterii: nume, dată, categorie sau conținut.

Istoric și trasabilitate completă

Toate acțiunile efectuate asupra documentelor arhivate sunt înregistrate, oferind transparență și suport pentru audit.

Gestionare ușoară a expirării și eliminării

Documentele care își ating perioada de păstrare pot fi marcate pentru revizuire sau eliminare conform procedurilor interne.

Întrebări frecvente

Ce tipuri de documente pot fi arhivate?

Modulul suportă arhivarea tuturor documentelor digitale și scanate, inclusiv contracte, rapoarte, facturi și documente administrative sau juridice.

Cum se asigură securitatea arhivei?

Accesul este controlat prin roluri și permisiuni, iar toate acțiunile asupra documentelor sunt monitorizate și înregistrate.

Modulul respectă cerințele legale?

Da. Arhivarea respectă politicile interne și cerințele legale privind păstrarea și trasabilitatea documentelor.

Cum se poate găsi rapid un document arhivat?

Sistemul oferă funcții avansate de căutare și filtrare, permițând regăsirea rapidă a documentelor după nume, tip, dată sau conținut.

Pot documentele să fie șterse automat după expirare?

Da. Documentele care depășesc perioada de păstrare pot fi marcate automat pentru revizuire sau eliminare, respectând procedurile interne.

Avantajele modulului

Asigură păstrarea sigură și organizată a tuturor documentelor
Permite regăsirea rapidă și accesul controlat la informații
Crește transparența și trasabilitatea operațiunilor
Simplifică conformitatea cu cerințele legale și interne
Reduce riscul pierderii documentelor fizice sau digitale

PARTENERI